PDF-data-extractie
Van elke PDF automatisch de juiste gegevens uitlezen.
Datuvo leest de PDF's uit die je van buiten ontvangt en levert de gegevens gestructureerd af aan je ERP, boekhouding of andere applicatie. Jij beschrijft één keer welke gegevens je uit een documenttype wilt hebben. Datuvo vindt ze, van elke afzender, in elke opmaak, ook uit scans. Zonder sjabloon per afzender.
2026-0917_factuur.pdf
Voorbeelddata ter illustratie.
Bekijk de route van een PDF →Waar de tijd naartoe gaat
Een PDF in de mailbox. En dan handmatig overtypen.
Elke organisatie ontvangt documenten van buiten waar gegevens uit moeten. Een deel komt gestructureerd binnen, via een koppeling of een standaard formaat. De rest komt als PDF: gemaild, gescand of gedownload. Neem inkoopfacturen als voorbeeld. Tientallen tot honderden leveranciers, elk met een eigen opmaak, een eigen taal en een eigen manier om een nummer of een datum te noteren.
Een sjabloon per afzender
Klassieke herkenning werkt met een sjabloon: per afzender aanwijzen waar het factuurnummer staat, waar de datum, waar het totaal. Inrichten, testen, onderhouden. En opnieuw zodra een leverancier zijn lay-out aanpast of een nieuwe leverancier wordt toegevoegd.
Overtikken wat niet past
Wat het sjabloon niet herkent, wordt met de hand overgenomen. Scans, buitenlandse facturen, afwijkende opmaak. Juist de lange cijferreeksen die precies moeten kloppen, gaan daar het vaakst mis.
Nacontrole en doorzetten
Wat wel herkend is, wordt nagekeken, want niemand vertrouwt het blind. Daarna moeten de gegevens nog in de vorm die het volgende systeem verwacht. Twee keer kijken, één keer overtypen, en pas dan is de factuur waar hij hoort.
Zo gaat een vast deel van elke werkweek naar het uitlezen van documenten die al digitaal waren.
De omslag
Beschrijf wat je zoekt, niet waar het staat.
Een ervaren medewerker heeft geen sjabloon nodig om een factuur te lezen. Die weet wat een factuurnummer is, wat een vervaldatum is en wat het totaal is, en vindt die gegevens op elke factuur, van elke leverancier, in elke taal. Datuvo werkt op dezelfde manier. Je beschrijft per documenttype in gewone taal welke gegevens je wilt hebben en wat ze betekenen. Dat is de hele inrichting.
Daarmee vervalt het sjabloon per afzender. Een nieuwe leverancier werkt direct. Een aangepaste lay-out merk je niet. Een scan zonder tekstlaag, een factuur in het Duits of een handgeschreven aanvulling: Datuvo leest wat er staat en vult de velden die jij hebt gedefinieerd. Wat zeker is, gaat door. Waar twijfel is, kijkt een medewerker mee, met de PDF en de gevonden gegevens naast elkaar.
Hoe het werkt
Van PDF tot data in vijf stappen.
Binnenkomst
PDF's komen binnen via de kanalen die je al gebruikt: een mailbox, een scanner, een specifieke map of een upload. Elk document wordt een record met een status.
Herkenning
Datuvo weet om welk documenttype het gaat: een factuur, een pakbon, een orderbevestiging. Daarmee staat vast welke gegevens eruit moeten.
Uitlezen
Op basis van jouw beschrijving vindt Datuvo elk veld in de PDF, ongeacht opmaak, taal of afzender. Kopgegevens, maar ook regels en totalen.
Controle
Is alles gevonden en klopt het, dan gaat het document door. Ontbreekt er iets of twijfelt Datuvo, dan ziet een medewerker precies dat document, met de PDF ernaast.
Aflevering
Het resultaat gaat in één vast formaat naar je ERP, boekhouding of andere applicatie. Eén PDF erin, één gestructureerd bestand eruit.
Wat het oplevert
Minder overtikken. Meer zekerheid over wat er binnenkomt.
Tijd terug voor de administratie
Medewerkers zien alleen nog de documenten waar Datuvo over twijfelt. Het overtikken, nakijken en overzetten van alles wat wel klopt, is verleden tijd.
Dezelfde gegevens, ongeacht de afzender
Elke factuur, pakbon of orderbevestiging levert dezelfde velden op in dezelfde structuur. Wat je systeem binnenkomt, is precies wat jij hebt vastgelegd dat erin hoort.
Herleidbaar per document
Per document is zichtbaar wat er is gevonden, wat ontbrak, wie wat heeft bevestigd en wat er is afgeleverd. Een vraag achteraf is in één scherm te beantwoorden.
Voor wie
Voor organisaties die PDF's ontvangen van veel verschillende afzenders.
Datuvo is gemaakt voor administraties, logistieke afdelingen en inkoop die maandelijks honderden tot duizenden documenten binnenkrijgen van een wisselend bestand aan leveranciers, klanten of vervoerders. Hoe meer afzenders en hoe vaker de opmaak wisselt, hoe groter het verschil met herkenning op basis van sjablonen.
In je landschap
Geen archief, geen boekhoudpakket. De stap ervoor.
Datuvo bewaart geen documenten voor de lange termijn en keurt geen facturen goed. Het regelt één ding: van PDF naar gegevens die je systeem kan gebruiken. Wat er daarna mee gebeurt, blijft waar het nu gebeurt: in je ERP, je boekhouding, je documentbeheer of je matchingtool.
Ontvang je een deel van je documenten al gestructureerd, via een koppeling, e-facturatie of een elektronisch formaat, dan blijft dat zo. Datuvo vangt op wat daar niet doorheen komt: de afzenders die nog met PDF werken, en de documenten waar geen elektronisch formaat voor bestaat.
Zo ziet het eruit
Eén werkscherm voor alles wat binnenkomt.
Een overzicht van wat er vandaag is ontvangen, wat automatisch is afgeleverd en wat wacht op een medewerker. Per document een scherm met de PDF links en de gevonden gegevens rechts. Per documenttype een beschrijving in gewone taal die bij elk nieuw document opnieuw wordt toegepast.
Neem een handvol PDF's mee.
We plannen dertig minuten. Jij neemt facturen of pakbonnen mee zoals je ze dagelijks ontvangt, wij laten zien wat Datuvo eruit haalt, waar het twijfelt en hoe het in jouw systeem landt.
Of stuur een mail: info@hupsen.com